SSOMA

Una de los objetivos de la gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) es evitar y vigilar los posibles riesgos. El propósito es disminuir los costos asociados a los accidentes en el puesto de trabajo y a los impactos medioambientales. Por otro lado, se persigue la prevención de los diferentes conflictos judiciales que producen estas cuestiones. Es recomendable contar con un modelo de gestión eficiente que posibilite cumplir con la normativa vigente.

La gestión SSOMA es uno de los modelos de gestión de mayor reconocimiento a nivel mundial. Cualquier organización puede inclinarse por la implementación de un sistema de gestión SSOMA. El objetivo principal es conseguir el cumplimiento tanto de la norma OHSAS 18001 como de la ISO 14001. Estas abarcan la Seguridad y Salud en el Trabajo y la Gestión Ambiental respectivamente.

La implementación de dichos modelos de gestión se puede llevar a cabo de manera independiente o conjunta. Los requisitos se encuentran alineados entre sí. La integración de la gestión de SSOMA se puede realizar en el proceso de implantación o cuando se hayan implementado por separado.

Si deseas conocer más acerca de los Sistemas Integrados SSOMA haz clic aquí para leer un interesante artículo.

Auditoría SSOMA

En términos genéricos la auditoría puede ser entendida como una herramienta al servicio de la gestión de la organización, consistente en la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento adecuado de una actividad. Esta evaluación puede llevarse a cabo desde distintas ópticas: económica, de la calidad, de la seguridad, del medio ambiente, de la higiene y salud, etc.

En el caso que nos ocupa, entenderemos por auditoría conjunta del sistema integrado SSOMA, a la auditoría o sucesivas auditorías parciales que permiten comprobar si se cumplen en la organización las prácticas establecidas relativas al medio ambiente y a la seguridad y salud en el entorno laboral.

En la auditoría no sólo se tiene que revisar el cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se debe verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de lograr los objetivos propuestos en las materias que componen el sistema integrado. Otras líneas de investigación en la auditoría podrían ser las relacionadas con los costos internos de funcionamiento del sistema.

Descubre como llevar a cabo una auditoría de sistema integrado #SSOMA
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La auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de registros. En un ambiente relajado, auditor y auditado deberían analizar cada una de las prácticas auditadas, los resultados conseguidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora. La auditoría no es una inspección fiscal, sino que representa la oportunidad para hablar directamente con los trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento auditado.

Durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar a la Dirección del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo.

Normas a considerar

A continuación, se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de planificar y realizar una auditoría interna.

• Normas de referencia en auditorías de gestión medio ambiente y seguridad y salud laboral. El objetivo de estas normas de auditorías integradas, es dar respuesta a lo requerido por diferentes organizaciones en cuanto a homogeneizar auditorías en materia de gestión SSOMA. De esta forma se podrían reducir plazos y costes, así como evitar incongruencias entre las auditorías de ambos sistemas.
• Normas de referencia en auditorías de prevención de riesgos laborales. Otra de las normas que existen en el ámbito de la PRL es la OSHAS 18001, editada por el BSI (British Standards, la entidad de normalización del Reino Unido).

La norma OHSAS 18001 es una herramienta que ayuda a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales de negocio. La norma permite a la organización concentrarse en los asuntos más importantes de su negocio. Ha sido desarrollada para ser compatible con la norma ISO 14001, facilitando la integración de la salud profesional y el medioambiente.

Software ISO 14001

El Software ISOTools Excellence simplifica la identificación de los aspectos del negocio que generan un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de fines u objetivos de mejora y un programa de gestión para llegar a lograrlos, además de permitir y favorecer la integración de la norma ISO 14001 2015 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.

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Gestión ambiental

Actualmente, cualquier actividad comercial debe ir de la mano de una política de preservación y cuidado del medio ambiente. De hecho, el factor ecológico se ha instalado paulatinamente hasta adquirir el grado de compromiso social.

Desde los años 90, numerosas empresas en Estados Unidos incorporaron un nuevo concepto que pretendía analizar el impacto de sus productos sobre el medio al que iban dirigidos. Fue el primer antecedente de lo que ahora se conoce como «marketing verde» o filosofía corporativa del medio ambiente.

Pero no es sólo una cuestión de buenas intenciones. Se trata de una herramienta a través de la cual las empresas, independiente del sector comercial al que pertenezcan, controlan y minimizan los efectos derivados de su desempeño sobre el entorno.

Tal como lo define ken Peattie, el marketing verde es “un proceso de gestión integral, responsable de la identificación, anticipa­ción y satisfacción de las demandas de los clientes y de la sociedad de una forma ren­table y sostenible”.

Como bien se sabe, las políticas medioambientales cada vez ganan más presencia en el entorno global. Las sociedades han aprendido a valorar los recursos naturales y, de la misma forma, ven con mayor simpatía a quienes hacen un buen uso de éstos, entre ellas a las empresas.

Razones para utilizar el marketing verde

Diversos estudios de mercado han confirmado la tendencia de que aquellas empresas que se han acogido a las políticas de preservación y conservación del medio ambiente tienen una valoración más positiva entre los clientes o consumidores.

Un ejemplo de lo anterior se refleja en las compañías certificadas por la norma internacional de gestión ambiental ISO 14001, las cuales han experimentado un crecimiento anual de entre el 10 y el 15% en sus últimos períodos comerciales.

La implantación de un sistema de gestión ambiental acorde a la normativa ISO 14001, facilitará la organización y gestión de todos los aspectos ambientales involucrados en la actividad empresarial, de manera respetuosa y sostenible. Esta sistema de gestión potencia la protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación.

Pero no es el único beneficio. Una filosofía corporativa responsable hacia el medio ambiente es, además, plataforma de otras ventajas.

a) Ahorro: la empresa hace un mejor uso de sus recursos de producción, lo cual es un estímulo para el ahorro y la inversión en otras áreas o departamentos.

b) Optimización: al aplicar métodos más cuidadosos de selección, las materias primas son mejores y, por tanto, los productos aumentan su calidad.

c) Satisfacción: si los productos son respetuosos con el medio ambiente, esto se traducirá en una mayor satisfacción entre los clientes y consumidores. La marca gana visibilidad y prestigio y, en el mejor de los casos, puede ser un elemento diferenciador en el mercado frente a otros competidores.

d) Relaciones: la aplicación del marketing verde promueve las opciones de recibir ayudas públicas para la realización de acciones medioambientales. También es una vía directa para la concesión de permisos y licencias.

e) Otros contactos: además de los vínculos públicos, una política medioambiental promueve las relaciones con inversores, accionistas y entidades financieras, entre otros.

Cómo aplicarlo. Consejos básicos

Transformar tu empresa acorde a filosofía del marketing verde y conseguir que los procesos tengan el menor impacto negativo posible sobre el ambiente, no es tarea fácil.

Este proceso de transformación debe ser integral e implicar a toda la compañía, en especial a los altos cargos directivos, que serán los encargados de su implementación y quienes deben involucrar al resto de personal en este nuevo reto.

Por otro lado, el Green marketing precisa conocer con profundidad a sus consumidores verdes, para identificar sus demandas y satisfacerlas. Conseguir este objetivo requiere que el compromiso con el medio ambiente impregne todo el proceso, desde la planificación hasta el marketing mix.

Para convertir el marketing empresarial en marketing verde es necesario:

• Hacer lo que se piensa. No basta con incluir el marketing verde en la filosofía corporativa. Hay que comunicarlo y hacerlo explícito.
• Involucrar a otros. Es decir, buscar apoyos que visibilicen el marketing verde.
• Transparencia. A la hora del etiquetado y presentación de los productos, se debe proporcionar toda la información relacionada con la sostenibilidad.
• El ciclo de vida. Hay que insistir no sólo en la buena fabricación del producto, sino también en su adecuada eliminación para evitar efectos negativos en el entorno. El marketing verde también es un proceso circular.

 Sistemas de Gestión Medio Ambiental

La implantación, automatización y seguimiento de un Sistema de Gestión Medio Ambiental basado en la norma ISO 14001 resultará más fácil y simple si se realiza con la ayuda de herramientas tecnológicas como ISOTools.

La entrada Marketing verde. Herramienta de gestión ambiental se publicó primero en ISOTools Perú.

ISO 22000

La norma internacional ISO 22000:2005 de Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria, establece los requisitos que debe cumplirse para asegurar la inocuidad de los alimentos durante todo su proceso hasta llegar a manos del consumidor final.

Las empresas están obligadas a cumplir con la normativa legal establecida en cada país para garantizar la seguridad alimentaria. Estas disposiciones regulan, entre otros, los procesos de producción, conservación, almacenamiento o etiquetado de los productos. Sin embargo, no garantizan la calidad ni la excelencia, sólo que se cumplen los requisitos mínimo básicos.

La norma ISO 22000, establece unos requisitos a nivel internacional con el propósito de  garantizar tanto la seguridad como la calidad en los procesos de producción, manipulación y elaboración de los alimentos y de aquellos otros materiales y herramientas que vayan a intervenir en estas acciones.

Un alimento manipulado inadecuadamente o mal conservado puede ocasionar graves consecuencias para la salud del consumidor. Por eso, es importante llevar un control propicio de cada uno de los procesos que intervienen en su producción.

Sin embargo, en estos procesos, la amenaza puede ser ocasionada por otros motivos, como el uso de productos inapropiados, que puedan contaminar los alimentos, o de utensilios que, debido a sus peculiaridades, puedan  transmitir toxicidad a los alimentos.

Hay que tener presente que cualquier tipo de alimento en mal estado puede acarrear graves consecuencias:

• para la salud del consumidor: si el consumidor ingiere un alimento, ya sea en estado natural o transformado,  en mal estado,  puede llegar a ver su salud gravemente afectada.
• para la economía de las empresas. Ante un producto alimentario insalubre, todas las empresas que han intervenido en el proceso  pueden verse afectadas económicamente debido a sanciones e, indemnizaciones. Además, la imagen y reputación se puede ver seriamente dañada, en función de lo ocurrido y las consecuencias derivadas. Al no ofrecer la seguridad necesaria las ventas sufrirán un descenso y, por ende, una reducción de los ingresos, que puede desencadenar el cierre de la empresa.

La norma ISO 22000:2005 de Gestión de Inocuidad de los alimentos, establece unos requisitos claves con el fin de garantizar  la calidad y seguridad de los alimentos, mejorar los procesos de producción y la productividad de las empresas y asegurar la protección del consumidor.

Esta certificación, además, favorece la confianza del consumidor ante las empresas con certificado ISO, y de las empresas entre sí, ya que se asegura la garantía de adquirir materias primas y productos en buen estado y de calidad.

A quién va dirigido

A lo largo de todo el proceso pueden intervenir un gran número de empresas de diferentes sectores y con funciones muy diversas.  No sólo participan agricultores, ganaderos o empresas que fabrican y procesan los alimentos. Los productos e instrumentos que se utilizan en todo el proceso, las operaciones de limpieza, incluso la distribución de los productos,  pueden afectar a los alimentos.

La norma ISO 22000 va dirigida, pues, a todas estas empresas que intervienen en el proceso, con independencia de su papel en él y su tamaño.

Ventajas

Obtener el certificado ISO 22000/2005 supone una serie de ventajas y beneficios para tu organización, entre los que cabe destacar:

1. Mejora la comunicación

La implantación de Sistemas de Gestión Seguridad Alimentaria favorece una comunicación más fluida tanto a nivel interno como con el resto de organizaciones, proveedores y clientes que intervienen en el proceso.

Esta comunicación favorece la transparencia en los procesos. Transparencia que genera confianza en las personas involucradas.

2. Fomenta la confianza.

La obtención de este certificado garantiza la seguridad de los alimentos que manipulas, impulsando la confianza de tus consumidores y proveedores.

La organización pasa por una auditoria para poder obtener el certificado, hecho que refuerza esta seguridad y confianza.

Los riesgos se minimizan gracias a una eficaz gestión y control de los procesos.

3.  Ahorro de costos y de tiempo.

Esta norma mejora la planificación de los procesos y optimiza el uso de los recursos, lo que permite un ahorro considerable de costos y una disminución de los tiempos.

Sistemas de Gestión de Riesgo y Seguridad

El uso de herramientas tecnológicas, como las que te ofrece la plataforma ISOTools, te ayuda a optimizar tus modelos y sistemas de gestión y contribuye con la disminución de costos y tiempos.

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Es un hecho que para las organizaciones, los Sistemas de Gestión Integrados garantizan multitud de ventajas como consecuencia del surgimiento de sinergias entre los diferentes sistemas. Por el contrario, en cuanto a los inconvenientes originados de esta integración, no existen muchos comentarios al respecto.

Algunos autores, en textos sobre los SIG hacen referencia a una serie de ventajas como:

• Mejora del desarrollo.
• Progreso operativo.
• Mejora en los métodos internos empleados para la gestión.
• Incremento de la motivación de los empleados.
• Disminución del número e incremento de la coordinación de auditorías.
• Mejora la satisfacción de los clientes, aportando a la empresa un valor añadido en el mercado y en la sociedad.
• Disminución de costos.
• Etc.

Estos, han prestado especial atención a aquellas ventajas relacionadas con la disminución de documentación y burocracia, costos asociados a las auditorías internas y a las de certificación y sobre todo a la optimización de recursos.

Aunque la integración de sistemas de gestión ofrece ventajas para la organización, también existen importantes inconvenientes durante el desarrollo del proceso. Por ello, se precisa entender, analizar y hacer frente a estos inconvenientes con la finalidad de lograr los objetivos y metas establecidos tras finalizar la integración.

En muchos casos, la integración de sistemas conlleva un incremento de la rigidez del nuevo sistema constituido si lo comparamos con los originales.  Los autores creen que lo mencionado anteriormente, es uno de los principales inconvenientes y resulta extraño que se haya hablado muy poco sobre ello en la literatura.

No obstante, es imposible olvidarse de que el propio diseño del Sistema de Gestión Integrado en concreto puede suponer un problema. Que la implantación de este SIG no sea un éxito, puede derivarse directamente de la resistencia al cambio de los componentes de la organización, ya que la mayoría de los integrantes apuesten por el desarrollo de los sistemas por separado.

Además ciertos directivos tienen poca motivación, ya que ven la integración de sistemas como  una pérdida de poder ante otros trabajadores. También se produce una ausencia de alineación entre las actividades integradoras debido a la falta de competencias organizativas, instrumentos de gestión o metodologías de integración.

En definitiva, la ausencia de implicación y apoyo de la alta dirección al mismo tiempo que la oposición de los operarios son dos motivos importantes por los que la integración de estos sistemas puede fallar.

En un proyecto de integración se producen constantemente duplicidades, requisitos documentales y otros requerimientos que se deben resolver de tal manera que no solo integre sistemas de gestión, sino que incluya a todas las áreas funcionales.

Hay poca literatura sobre SIG, podemos destacar que ISO publicó un documento sobre el tema en el año 2008. Este hecho es notable, ya que ISO es la organización responsable de publicar los estándares en los cuales se basa los sistemas de gestión integrados.

El concepto de sistema integrado de gestión, hoy día sigue siendo elemento de discusión. Esto ha conllevado a entender la integración de estos sistemas como un pensamiento progresivo con el que se pueden conseguir diversos niveles de integración. Según algunos estudios se establecen los siguientes niveles de integración:

• Integración de la estructura documental:

Las organizaciones con un sistema de gestión integrado debe de tener toda la documentación integrada, aunque no existe una normativa para los SIG, estas organizaciones deben:

–          Crear todos los procedimientos posibles por escrito para las funciones técnicas involucradas en el sistema de gestión integrado y para gestionar cualquier otro aspecto específico del sistema, reduciendo cualquier documento relativo a procedimientos que solo proporcionan cobertura a una función técnica.

–          Saber que el sistema de calidad implica mayor elaboración de procedimientos individuales y que los sistemas de medio ambiente y seguridad y salud laboral poseen más aspectos de carácter integrador en lo referido a documentos.

Ante esto, las organizaciones deben ser conocedoras que la integración simultánea permite desarrollar una estructura documental menos compleja y un mayor nivel de integración en comparación con aquellas empresas que han utilizado una integración progresiva.

Del mismo modo, las empresas que utilizaron la metodología basada en los principios TQM, también lograron que la estructura documental fuera más simple que si la hubiesen realizado según los estándares. Para terminar, destacamos que en estos estudios se determinó que aquellas que emplearon ambas metodologías, obtuvieron una estructura documental carácter mucho más complejo.

• Integración del mapa de procesos:

Para lograr el éxito del SIG, no basta solamente con tener una estructura documental integrada. Se requiere que la organización adquiera el compromiso y la integración también se desarrolle a nivel operativo.

En este sentido, se presta atención a tres elementos que permiten minimizar la complejidad del proceso:

–          Integración de los procesos de soporte.

–          Integración de los procesos estratégicos.

–          Integración de los procesos implicados en auditorias.

Investigaciones realizadas sobre organizaciones han dictaminado que en la mayoría de los casos se obtuvo una integración total sobre los procesos de soporte, con esto se determina que existe una tendencia a integrar aquellos procesos vinculados con los recursos de la empresa y las mediciones. Lo contrario ocurre con los procesos relacionados con la planificación y la toma de decisiones.

• Integración de la estructura organizativa:

La tendencia  respecto a este nivel es la integración de responsabilidades mediante un solo responsable. La integración de los departamentos es un tema aun por mejorar, pero hay casos en los que la integración la desarrolla un responsable desde un único departamento.

Sistemas de Gestión Integrados

Para aquellas organizaciones interesadas en los Sistemas de Gestión Integrados, debéis saber que ISO ha redactado un documento que ha denominado Anexo SL, el cual proporciona a sus estándares una estructura idéntica, con definiciones y términos comunes.

El Anexo SL ha facilitado a los integrantes de los comités la creación de nuevas normas de gestión y la revisión de aquellas ya publicadas. Con esto, se fomenta la implementación de numerosos estándares internacionales de gestión en las organizaciones, de un modo integrador  y reduciendo la dificultad que hasta el momento esto suponía.

Si desea conocer una información adicional sobre los SIG, puede consultar el siguiente link: https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

La entrada SIG: ¿Qué puede lograr una organización con la integración de sus sistemas de gestión? se publicó primero en ISOTools Perú.

En artículos anteriores sobre los Sistemas de Gestión Integrados, hemos hablado del enfoque basado en los principios TQM y del enfoque sistémico.

Aunque se aprecian diferencias entre ambas metodologías de integración, no son excluyentes. Las organizaciones, en la mayoría de los casos implantan sistemas de gestión basados en estándares que a su vez se encuentran fundamentados en la gestión por procesos.

Por ello, lo más probable es que una organización que implante un sistema de gestión según los estándares de gestión, disponga de un mapa de procesos de su sistema. Como es obvio, las empresas persiguen certificar sus sistemas de gestión y la pueden lograr combinando las metodologías de integración a través de dos vías:

• Haciendo uso del mapa de procesos que propone el estándar de gestión y cumpliendo con los requerimientos exigidos por cada estándar. En este caso se aplican implícitamente los principios TQM.
• Elaborando un mapa de procesos de la compañía e incluyendo los requerimientos definidos pos el estándar de gestión.

A través de ambas vías, es posible lograr la certificación se los sistemas de gestión con los que cuente la organización e integrar varios sistemas de gestión. Estas dos opciones consiguen resultados diferentes, la primera asegura un sistema de gestión similar al que podría tener cualquier otra organización que haya aplicado el mismo procedimiento. La simple implantación de sistemas de gestión no supondrá una ventaja competitiva en el mercado en el que desarrolla su actividad.

Por el contrario, la integración de dichos sistemas se permite un diseño especializado, ya que el mapa de procesos se elabora en función de la actividad de la organización y no según los requisitos de la norma.

En este caso es necesario contar con un conocimiento integro sobre su desarrollo,  consiguiendo identificar las oportunidades de mejora.

Podemos plantear varias alternativas para lograr la integración de los sistemas, como por ejemplo a través del desarrollo de un mapa de procesos, distinguiendo diferentes ámbitos en los que englobar los procesos:

–          Planificación.

–          Gestión de recursos.

–          Realización del producto.

–          Medición, análisis y mejora.

Cabe destacar que los procesos incluidos en el ámbito de la realización del producto, serán los únicos característicos de cada organización. Esto es así según el producto realizado o servicio ofrecido.

Si realizamos una comparativa entre las metodologías de integración empleadas, podemos afirmar que el enfoque basado en estándares es el más fácil de implantar. Esta metodología fundamentada en los estándares hace uso de pocos recursos, pero no genera grandes beneficios ya que impide diferenciar a una organización del resto de organizaciones que hagan uso de la misma metodología

Todo lo contrario ocurre en el caso de la metodología basada en los principios TQM. Debemos saber que este tipo de metodología ofrece mejores resultados, aunque precisa de mayores recursos.

La decisión de qué tipo de metodología se debe emplear para llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión de una organización, la adopta la propia empresa basándose en sus necesidades.

Es importante conocer que el enfoque basado en los principios TQM, es la única metodología que permite realizar una integración completa, esto es debido a que surge de los procesos de la empresa.

En función de la metodología de integración, la magnitud de los documentos requeridos será por el Sistema de Gestión Integrado será mayor o menor. El hecho de que las organizaciones se decanten por el uso de un mapa de procesos, les hace posible minimizar los procedimientos empleados. Además podemos decir que la gran mayoría de las organizaciones consiguen la integración total cuando emplean mapas de procesos.

Aunque la existencia de distintos departamentos no tiene que ver con el tipo de metodología empleada, es cierto que la agrupación de los departamentos involucrados en la integración de sistemas y por lo tanto, de sus responsabilidades favorece y facilita el proceso. Por lo tanto, se puede concluir que contar con una estructura organizativa integrada favorece a alcanzar mayores niveles de integración de los sistemas de gestión.

¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización?
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Para desarrollar correctamente la integración de sistemas, resulta básico conocer el estado de madurez del sistema. Asimismo, es necesario prestar atención a otras variables como la complejidad, alcance y riesgos asociados.

Teniendo en cuenta todo esto, hay que decidir qué tipo de integración de sistemas de gestión realizar, ya que puede ser progresiva o simultánea.

Para el caso de la integración simultánea, la organización integra a la vez desde el comienzo todos los sistemas de gestión involucrados:

• En un principio se produce sobre una de las áreas y posteriormente se integran el resto.
• Fomenta la integración desde el punto de vista de la alineación y/o combinación de sistemas. Esto puede originar problemas en la distribución y/ o modificación de responsabilidades.
• No requiere de un equipo multidisciplinar, ya que este puede adquirir los conocimientos necesarios  de un modo progresivo.
• Existe un referente normativo para cada uno de los sistemas que se desean integrar.

En el caso de gestionar una integración progresiva, la organización integra por fases los diferentes sistemas de gestión que van a participar. Su uso implica:

• Un diseño fácil del sistema de gestión integrado desde el principio, ya que establece una estructura dirigida a todas las áreas de gestión.
• Fomenta la integración total, por lo que las responsabilidades se asignan desde una perspectiva integradora.
• La necesidad de contar con un equipo multidisciplinar.
• No existe un referente normativo para la implantación de un sistema de gestión integrado.

Normalmente las organizaciones realizan una integración progresiva, siempre en función de sus necesidades y de los recursos disponibles.

Durante la integración progresiva de sistemas, destacamos a su vez tres secuencias de integración diferentes:

• 1-2-3: implantación de un primer sistema, seguido de un segundo y para terminar de un tercero.
• 1-1-2: En el momento inicial se hace la integración simultánea de dos sistemas y para finalizar se incorpora un tercero.
• 1-2-2: Al comienzo, tiene lugar la implantación de un sistema de gestión que concluye con la integración simultánea de dos sistemas.

De las alternativas ofrecidas anteriormente, comentamos que la más habitual es la que hemos denominados como 1-2-3.

Sistemas de Gestión Integrados

La integración de sistemas más común es la referida a los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información según los estándares  ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001.

En cualquier caso, el alcance de la integración de los sistemas de gestión depende en gran medida de los stakeholders de una organización.

Si desea conocer más sobre la integración de sistemas no deje de visitar https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

La entrada Sistemas integrados: ¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización? se publicó primero en ISOTools Perú.

El Plan de Integración tiene que contestar a una serie de preguntas para que las empresas puedan realizar de manera eficiente y controlada la integración de los sistemas de gestión.

Las preguntas a las que debe responder son:

• Alcance de los sistemas de gestión integrado.
• Finalidad de la integración.
• Actividades desarrolladas.
• Responsable de la adopción.
• Nivel y modo de la integración.
• Punto de arranque de las empresas, que justifica a los objetivos y al alcance.

Cuando se realice una integración de sistemas, no podemos olvidar dar un concepto del modelo de sistema de gestión integrado en relación con el nivel de integración con el que la empresa quiere conseguir.

El concepto de sistema de gestión integrado de las áreas de salud laboral, calidad, medioambiente y seguridad supone:

• Una señalización trasparente de los servicios y de los productos, de los riesgos y de los peligros, de los aspectos medioambientales que se pueden dar en el lugar del trabajo.
• Una señalización de los proyectos de la empresa que están conectados indirectamente o directamente con las propiedades de los servicios y de los productos, de los riesgos laborales y de los aspectos medioambientales y de los peligros.
• Creación del Mapa de Procesos del Sistema de Gestión Integrado y de los vínculos que se producen en estos procesos.
• Concepto del alcance.

La empresa debe de ser consciente de que debe saber a la perfección la estructura documental del sistema de gestión integrado, porque dicha documentación es vital dicho proceso.

El Plan de Integración no tiene porque ser un documento muy amplio. La finalidad de dicho plan es que la Dirección se documente de los aspectos más importantes que dan solución a la necesidad de llevar a cabo el proyecto de integración.

Dentro del Plan de Integración se debe de indicar con claridad el orden en el cual las diferentes actividades se van a ir realizando. Para ello, las empresas tienen que pensar que procesos son los que van a implantar en la integración.

Con la Plataforma Tecnológica, ISOTools, las empresas podrán realizar la integración y de las normas OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 9001.

La entrada Plan de Integración de Sistemas. Estructura y contenido. se publicó primero en ISOTools Perú.

Sistemas de Gestión Integrados

Las organizaciones que están llevando a cabo la implantación de un Sistema de Gestión Integrado deben conocer que para cumplir con los objetivos establecidos, es necesario desarrollar las actividades incluidas en el Plan de Integración.

Los pasos necesarios para implantar satisfactoriamente un Sistema de Gestión Integrado son:

• Establecer las necesidades documentales: Las actividades desarrolladas durante el proceso de integración deben estar en soporte físico o digital.
• Informar y formar: Todas las sistemáticas, procedimientos o métodos empleados quedaran adecuadamente explicados para que el personal involucrado en el proceso cumpla con los requisitos establecidos.
• Evaluación: Comprobación de las acciones relacionadas con la documentación, información y desarrollo que han permitido que los requisitos determinados por la integración de los sistemas de gestión se cumplan.

La evaluación del Sistema de Gestión Integrado se realiza durante las inspecciones y auditorias, haciendo posible que se lleven a cabo modificaciones e identificando los incumplimientos y los motivos que los originan.

En el proceso de implantación de un Sistema de Gestión Integrado, los coordinadores del proyecto y la dirección juegan un papel fundamental. En muchas ocasiones si el tamaño y estructura de  la empresa lo requiere, se crean comités formados por los responsables de los departamentos implicados.

Las funciones de los comités o equipos de trabajo son:

• Definición de la dinámica del grupo.
• Ponerse de acuerdo en las interrelaciones que se establecen entre procesos.
• Definir los responsables y propietarios de los procesos y cuáles van a ser las funciones que van a desarrollar en la integración.
• Establecimiento de una estrategia de comunicación entre todo el personal del proceso.
• Revisión de la estructura documental y de los documentos que se han elaborado en cada proceso.

La implantación de un Sistema de Gestión Integrado requiere de un seguimiento, con el objetivo de evaluar la eficacia del proyecto de integración establecido y si fuese necesario adoptar las acciones correctivas pertinentes.

A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools, las organizaciones pueden agilizar el proceso de implantación de un Sistema de Gestión Integrado.

La entrada ¿Qué es necesario para implantar y realizar un seguimiento de un Sistema de Gestión Integrado? se publicó primero en ISOTools Perú.

Sistema de Gestión Integrados

Para que los productos tengan las características exigidas por los clientes, los procesos están formados por una agrupación de actividades, las cuales exigen de recursos materiales y humanos.Dichos procesos van a permitir que los productos posean las características deseadas pero además, originarán un impacto en el personal de la empresa y  en el medio ambiente.

En otras palabras, las actividades que se van a llevar a cabo van a hacer posible una obtención de un producto para los clientes de la organización la mismo tiempo que producirá un riesgo laboral en su plantilla y en el entorno donde se lleva a cabo dicha actividad.

Los procesos interactúan con la plantilla de la organización, con los clientes y con la sociedad debido a que tiene influye en la seguridad y salud laboral, en la calidad de los productos y los temas relacionados con el medio-ambiente.

Vamos a considerar que la integración va a ser la base de los procesos, para ello necesitamos entender que los procesos se gestión con la finalidad de alcanzar que los productos cumplan con las exigencias de los clientes, de la seguridad y salud laboral y con ambientales.

Desde el punto de vista de un proceso, la forma de realizar la integración de la calidad, ambientales y seguridad y salud laboral se constituirá preguntándonos cual será la influencia que tiene el proceso en cada una de las áreas indicadas anteriormente. Incluso, se necesita establecer el objetivo del proceso en función de los clientes y de sus exigencias ambientales y de seguridad y salud en el trabajo.

Las actividades se plasmarán en cualquier tipo de soporte (papel, informatizado, etc.). De esta forma la información estará a disposición de las personas que lo exijan.

ISOTools, es un Plataforma Tecnológica que va a ayudar a diseñar los mapas de procesos, los diagramas y/o las fichas, facilitando el trabajo a las empresas que quieran integrar varios sistemas.

La entrada ¿Se puede considerar una vía de integración de sistemas la gestión por procesos? se publicó primero en ISOTools Perú.

Sistemas de Gestión Integrados

Recordamos que para que la integración de varios sistemas de gestión se realice de  forma correcta necesitamos crear un Plan de Integración.

El análisis del contexto es vital para que la organización tenga constancia de la situación inicial y así se podrá identificar y analizar la situación y características actuales como:

• Exigencias y expectativas de los clientes y parte interesadas relacionadas con las áreas de gestión que se van a integrar.
• Conocimiento y experiencia que la empresa posee para llevar a cabo el proceso de integración.
• Existencia o no de sistemas dirigidos para la satisfacción de las necesidades.
• Riesgos posibles que se pueden sufrir en el proceso de integración.

Con el análisis del contexto, las empresas van a poder identificar la manera más adecuada para llevar a cabo la implantación de un sistema integrado y el nivel que alcanzara el sistema.

Las organizaciones deben de reflexionar y evaluar para realizar el análisis del contexto

• Para saber que madurez tiene la empresa, esta debe de identificarse con alguno de estos dos niveles:
  • Nivel mínimo: no existe enfoque a procesos o está muy limitado.
  • Nivel máximo: la organización posee procesos definidos, con su documentación pertinente. Los responsables de estos procesos están definidos, así como los indicadores.
• La complejidad de las exigencias de los clientes, proveedores… dependerá del grado de necesidad.
• El alcance del sistema de gestión, dependerá de:
  • Cantidad de sedes de la empresa
  • Productos y servicios
  • Abastecimiento y subcontratación
  • Clase de áreas a gestionar: calidad, medioambiente, seguridad y salud en el trabajo.
  • Procesos realizados.
• El riesgo relacionado con el proceso de implantación del sistema de gestión integrado depende de:
  • Volumen y nivel de exigencia de la legislación.
  • Capacidades y recursos de la organización
  • Consecuencias derivadas del incumplimiento de la legislación
  • Nivel de implicación del personal de la empresa.

Una vez finalizada la evaluación de los parámetros, debemos de realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).

ISOTools, ayuda a de manera más sencilla la integración de sistemas, debido a que automatiza el proceso de integración gracias a su estructura modular.

La entrada ¿Para qué sirve el análisis del contexto en un Plan de Integración? se publicó primero en ISOTools Perú.