Compliance

La ley 30424, ha sido modificada por el D. Leg. 1352, que exige la implantación de un programa de cumplimiento, compliance, por parte de las personas jurídicas del país a fin de reducir o evitar la comisión de todos los delitos activo genérico y específico, cohecho activo transnacional, lavado de activos, minería legal o terrorismo por parte de los miembros de la organización.

El marco legal tiene dos aspectos muy importantes:

• Las sanciones que pueden ir desde una multa hasta el cierre del negocio
• El modelo de prevención que, si se implanta y aplica de forma correcta, puede salvar a la empresa

La norma, pone a Perú en el punto de mira de los países que castigan la criminalidad ligada a la corrupción cometida por personas jurídicas.

¿Responsabilidad penal?

El principal objetivo que sigue la ley es determinar la responsabilidad administrativa de las organizaciones. Para algunas personas lo que la norma regula es la responsabilidad penal de las mismas, solo que el estigma de la organización es menor si se califica una sanción como administrativa.

La ley 30424 dice que la sanción penal tiene dos requisitos:

• Es una persona jurídica la que cometa el delito y que además no tenga un sistema de cumplimento.
• Ya existe un régimen de sanciones administrativas para las personas jurídicas por la comisión de delitos de corrupción de sus directivos o empleados, lo que contiene la ley 29263, que no ha sido derogado por la ley 30424, por lo que se debe suponer que nos encontramos frente a un sistema de sanciones administrativas que reemplaza a otro.

¿Quién la supervisa?

La entidad que se encarga de acreditar el cumplimiento de prevención,  es la superintendencia del mercado de valores. Si dicha entidad dice que la empresa cumple, el fiscal deberá archivar la denuncia y no pasar el caso al juez. Sin embargo, se critica lo que significa interferir de forma excesiva en la potestad del fiscal a la hora de ejercer la acción penal si lo considera conveniente.

De forma lamentable se repite el error que se produce en los procesos penales por delitos tributarios, en los que el ministerio público tampoco puede ejercer la acción penal sin petición expresa. Una parte de la norma es inconstitucional, por lo que los jueces no podrán aplicarlo.

Perú exige la implantación de un programa #compliance para evitar sanciones
Click To Tweet

El compliance no es obligatorio, pero puede salvar a una organización. La clave se encuentra definir el mapa de riesgos y establecer una cultura de cumplimiento.

Es necesario que se tenga en cuenta:

• Además de las organizaciones, la norma considera a partidos políticos, ONG, sociedades irregulares y organizaciones de económica mixta.
• Se determina que una organización cumple con el programa, el fiscal tiene que archivar la denuncia.
• La persona jurídica tiene que tomar precauciones lo más pronto posible porque la ley entró en vigencia desde el 1 de enero de este año. El compliance puede eximir las responsabilidades penales a la organización.

Software ISOTools

Por eso, desde ISOTools le ofrecemos la forma más fácil y segura de desarrollar adecuadamente un Sistema de Gestión del Compliance basado en la ISO 19600 con nuestro software de gestión, perfecto para aportar cumplimiento a todos los requerimientos y necesidades normativas de su empresa, sin necesidad de mucho esfuerzo o dedicación.

La entrada Perú exige la implantación de un programa compliance para evitar sanciones se publicó primero en ISOTools Perú.

Gestión del rendimiento

La gestión del rendimiento es uno de los siete subsistemas que componen el Sistema Administrativo de Recursos Humanos, se utiliza para identificar, reconocer y promover parte de los servidores civiles a los objetivos y metas de las instituciones. Es necesario establecer evidencias para las necesidades de capacitación requeridas por los servidores para mejorar su desempeño según el puesto que ocupan.

Es necesario desarrollarlo mediante un ciclo de carácter anual, que deberá ser integral, continuo y sistémico, que inicia a partir de la aprobación del Plan Operativo Institucional.

¿Cómo se lleva a cabo el ciclo de Gestión del Rendimiento?

El ciclo anual se desarrolla mediante cinco etapas:

• Planificación
• Establecimiento de metas y compromisos
• Seguimiento
• Evaluación
• Retroalimentación

Las cinco etapas tienen que ejecutarse de forma secuencial, es decir, una después de otra y necesariamente deberán realizarse todas para cumplir con el ciclo de vida. Cada entidad deberá definir un cronograma anual donde se especifican las actividades que deben ejecutarse, a efectos de garantizar la implantación del ciclo de vida en la gestión del rendimiento.

¿En qué consiste cada etapa del Ciclo de Gestión del Rendimiento?

En la etapa de planificación se organizan actividades que se deben desarrollar a lo largo de todo el ciclo de vida a nivel integral con la aprobación del cronograma institucional, en esta se ejecutan todos los planes de comunicación, sensibilización y capacitación de los servidores de la entidad, además se encuentran informados sobre los aspectos metodológicos. En la etapa de establecimiento de metas y compromisos, los evaluadores con sus respectivos evaluados, acuerdan las metas sobre las que los últimos serán evaluados.

Durante la etapa de seguimiento, los evaluados llevarán a cabo las actividades necesarias para cumplir con las metas acordadas en la anterior etapa, para esto deberán recopilarse las evidencias que sustenten el cumplimiento de dichas metas. El evaluador hace seguimiento y se involucra con el cumplimiento de las metas de los servidores a su cargo.

En la etapa de evaluación se evidencia la consecución de las metas acordadas, siendo los evaluadores los que valoran dicho rendimiento, además identifican brechas que serán atendidas con capacitación.

Durante la etapa de retroalimentación, el evaluador informa al evaluado sobre los resultados obtenidos. Además también se identifican los aspectos positivos y las áreas de mejora que requiere de un mayor refuerzo. Sobre las últimas, se construye un plan de mejora individual que busca mejorar el desempeño de los servidores en el siguiente ciclo anual.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del rendimiento del gobierno del #Perú
Click To Tweet

¿Al desarrollar la Gestión del Rendimiento estoy transitando al nuevo régimen del Servicio Civil?

No, participar el proceso de implantación de la gestión del rendimiento no supone una obligatoriedad de transito por parte de la entidad.

La gestión del rendimiento tendrá un carácter anual que comienza de forma inmediata al finalizar el proceso de planificación y presentación oficial del instrumento de estrategia y operaciones que haga sus veces en la entidad.

Es necesario mencionar que cada una de los cinco fases indica que los actores que participan, así como el objetivo que se persigue en ella, otorgándole productividad al modelo y apoyando a la interiorización del mismo en los actores intervinientes.

¿Para implementar el subsistema de Gestión del Rendimiento mi entidad debe de haber transitado o tener su Resolución de tránsito al nuevo régimen del Servicio Civil?

La implementación del subsistema de gestión del rendimiento no requiere que la entidad haya transitado al nuevo régimen del servicio civil y tampoco que tenga su resolución de inicio.

¿Todas las entidades públicas están obligadas a implementar el subsistema de Gestión del Rendimiento?

Existe un plan de implantación progresivo que haya sido publicado mediante resolución de presidencia ejecutiva, en la que se detalla que la estrategia de implantación del sistema de gestión del rendimiento debe desarrollarse en un periodo que va desde 2015 a 2020, se implementa la metodología que desarrolla el sistema de gestión del rendimiento en 20 entidades públicas que han sido seleccionadas bajo los criterios establecidos en el plan de implantación.

Las entidades seleccionadas vienen implantando el sistema de gestión del rendimiento con la publicación de las resoluciones de presidencia ejecutiva. Es decir, únicamente este grupo de entidades se encuentra en la obligación de aplicar la metodología desarrollada hasta que finalice el año 2016.

¿Si mi entidad se encuentra dentro de las entidades elegidas para implementar el subsistema de Gestión del Rendimiento y en caso obtenga en dos periodos consecutivos la calificación de “sujeto a observación” seré desvinculado laboralmente de dicha entidad?

No, durante el proceso de implantación en la etapa piloto, las consecuencias de la gestión del rendimiento se encuentra suspendidas por lo tanto no pueden realizarse desvinculaciones del producto de dichas evaluaciones, por el contrario los resultados sirven para diseñar capacitaciones específica de las necesidades de los servidores. Debemos recordar que el sistema de gestión de rendimiento no tiene como objetivo desvincular servidores, sino por el contrario mejorar en forma continua su desempeño individual y colectivo.

Software para la gestión del rendimiento

ISOTools es una excelente herramienta para que los organismos públicos del Perú gestiónen de forma adecuada el rendimiento. Si desea conocer como puede ayudarle la herramienta, puede ver más información en: https://isotools.org/plataforma/

La entrada Gobierno del Perú: Preguntas frecuentes sobre la gestión del rendimiento se publicó primero en ISOTools Perú.

SSOMA

Cuidar la seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente (SSOMA) es uno de los retos básicos que presenta una buena gestión. Es necesario sensibilizar a los ciudadanos y a las autoridades, siendo uno de los aspectos más demandados. Esto es posible gracias a SSOMA.

Es obligatorio que las organizaciones cumplan con normas, cada día mucho más estrictas, en cuanto a SSOMA. Es necesario implantar SSOMA de una manera adecuada y teniendo siempre en cuenta la mejora continua.

Cada vez son más las organizaciones que buscan conseguir un enfoque integral y sistemático de las cuestiones que quieren reducir. Además, desean minimizar los costos que supone el cumplimiento de la normativa, evitando problemas y mejorado su imagen frente a clientes potenciales.

Funciones del SSOMA

• Velar por el cumplimiento del programa anual SSOMA.
• Asegurar el cumplimiento del reglamento interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Brindar soporte para la elaboración de documentos SSO.
• Controlar y asegurar la implantación de las acciones correctivas para resolver las no conformidades.
• Apoyar con el monitoreo, obtener las autorizaciones de trabajo y correcciones necesarias para el cumplimiento de los estándares de prevención y medio ambiente.
• Elaboración de los reportes e indicadores de seguridad.
• Llevar a cabo actividades que aseguren la calidad y las mejoras de los procesos de producción.
• Documentar e implementar las metodologías de trabajo, normas, procedimientos, instructivos y estándares designados por los procesos.
• Verificar la aplicación de los controles de calidad y la utilización de los formatos de control por parte del personal de producción.
• Mantener actualizada y ordenada la documentación del Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional.
• Apoyar en la implantación y el seguimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Brindar asistencia en temas relacionados a primeros auxilios.
• Inspecciones de luces de emergencia y extintores, gestionar el sistema integrado de gestión, asegurar el cumplimiento de las políticas, reglamentos y demás disposiciones normativas establecidas.
• Liderar los planes y programas de entrenamiento, inspecciones, auditorías y elaborar los reportes e informes de forma correspondiente.

Es necesario implantar #SSOMA de una manera adecuada
Click To Tweet

• Liderar la mejora continua del proceso de seguridad y salud ocupacional.
• Seguimiento del plan anual de seguridad y medio ambiente.
• Proporcionar los equipos de protección individual al personal según el análisis de seguridad del trabajo para controlar la exposición a los riesgos.
• Identificar las necesidades en materia de seguridad y salud ocupacional para planificar su ejecución, en base a la normativa peruana.

Software SSOMA

Para tratar SSOMA con el Software ISOTools Excellence, tenemos indicadores, documentación, auditorías, gestión de incidentes, gestión de no conformidades, requisitos legales, objetivos, las matrices en riesgos laborales, capacitaciones, vigilancia para la salud, por lo que la información que se va generando en ISOTools, nos permite trabajar con esta información de forma ordenada y proactiva, definiendo los aspectos más prioritarios.

El mapa de procesos nos permite personalizar procesos e interactuar con ellos para conocer muchos más detalles de cada uno.

En cada proceso encontramos diferentes funcionalidades, como pueden ser:

• Compartir información del proceso.
• Adjuntar diferentes documentos e imágenes.
• Tener procesos relacionados entre sí.
• Establecer macroindicadores para cada proceso.
• Conocer los roles asignados a cada indicador.
• Los objetivos
• Los requisitos legales

En resumen, podemos relacionar toda la información que necesitemos.

Es muy importante que los usuarios de la plataforma tengan asignados los permisos necesarios en cada caso, es decir, si necesita modificar un documento o subir algún documento necesita tener los permisos adecuados, o si por el contrario solo necesita ver algún procedimiento no es necesario que tenga permiso para modificar dicho documento. La plataforma puede personalizarse para ajustarse a sus necesidades.

Indicadores

La plataforma se alimenta de los datos que han sido arrojados en ella para gestionar los indicadores. Debemos establecer los indicadores oportunos para nuestra organización e ir introduciendo los datos necesarios para que se contabilicen dichos indicadores. La plataforma nos ofrece un informe diario o podemos realizar un histograma.

Se deberán realizar comparativas para conocer si hemos mejorado en algún indicativo, se pueden realizar comparativas con el año anterior.

Evaluación de aspectos ambientales

La herramienta ofrece distintos filtros que nos facilita ver lo que queremos y mejorar la búsqueda de información. La matriz se puede configurar en función de las necesidades del usuario y de los requisitos que exija la norma.

Evaluación de riesgos seguridad y salud ocupacional

Con este aplicativo se establece una matriz IPER.  Dentro de la matriz IPER encontramos ciertos datos de interés, como la probabilidad de que suceda un riesgo, la severidad con la que se puede producir dicho riesgo. Los riesgos deben ser establecidos dependiendo de la actividad que realice la organización a lo que hay que sumarle el riesgo residual que puede quedar. Existe también nivel de significancia que se encuentra asociado al riesgo residual.

La entrada ¿Cómo establecer un SSOMA con la ayuda del software ISOTools Excellence? se publicó primero en ISOTools Perú.

Auditorias de contratistas y proveedores

Es indispensable que exista una relación de confianza mutua entre comprador y proveedor, en cuanto a la relación sólo es posible después de realizar una adecuada precalificación del proveedor y después seleccionar a los mejores, gracias a las auditorias de contratistas y proveedores.

Si para realizar la elección de sus proveedores, realiza auditorias de contratistas y proveedores de servicios y productos, es necesario que no deje de leer los siguientes errores que se deben evitar:

Evita recurrir al precio como único criterio de selección

Es necesario seleccionar un proveedor adecuado, capaz de responder a sus necesidades, es preciso tener en cuenta muchos otros factores más allá de la oferta económica. Algunas de las cuestiones que se deben tener presentes cuando busque socios que le provean de productos o servicios que requiere de su actividad, son el cumplimiento del área de compliance, salud y seguridad, además de la evaluación financiera, el cumplimiento de los plazos, la calidad de los productos o los servicios prestados y la reputación del proveedor.

No se debe dudar a la hora de profundizar en la fase de precualificación del proveedor para pedir referencias y solicitar al candidato todo aquello que considere oportuno antes de firmar el contrato, de este modo  se asegurará que responderá como espera a sus demandas.

Dedica tiempo al proceso de selección de proveedores

Cuando llega el momento de emprender un nuevo proyecto, no siempre se dispone de todo el margen de tiempo deseado. Antes de dicha situación, es muy fácil dejarse llevar por las prisas y no prestar toda la atención necesaria para la gestión de aprobación de proveedores. Esta forma de proceder puede resultar nefasta para su cadena de suministro.

La gestión de la cadena de suministro requiere tiempo y paciencia, de nada sirve seleccionar muy rápido a sus suministradores si después estos no responden a las demandas. La precualificación del proveedor, es fundamental. Por esto no deje nunca de comparar las diferentes ofertas, busque referencias de los proveedores antes de contratarlos y tómese su tiempo para valorar qué le ofrece cada uno antes de tomar una decisión.

La gestión de la #cadenadesuministro requiere tiempo y paciencia
Click To Tweet

Amplía la cadena de suministro

Para una buena selección de proveedores y después gestionarlos, se ha de pensar a largo plazo.

Es muy importante plantearse ante la posibilidad de abrir la cadena de suministro a nuevas áreas, regiones o productos, además de todos los servicios que puedan suponer grandes oportunidades de negocio. Los sistemas basados en el modelo de comunidad son una de las mejores soluciones de compras para encontrar nuevos proveedores que pueden ofrecer todos los productos y servicios necesarios para los distintos proyectos.

Ofrece una descripción detallada del proyecto

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores resulta clave para que se lleve a cabo, realizar un análisis de necesidades y reflejar una descripción detallada por escrito.

De forma previa a su presentación a ningún proveedor, es necesario revisar cada parte de la descripción del proyecto en cuestión y es necesario que se asegure que se contemple cuestiones como los plazos de entrega. Del mismo modo, también es necesario obtener conocimientos y las certificaciones necesarias.

Apuesta por proveedores precalificados

En el momento en que se realiza la gestión de compras, es necesario que sea imprescindible establecer una serie de requisitos mínimos de los proveedores que deben cumplir para trabajar en un proyecto concreto.

Para controlar el riesgo en la cadena de suministro es aconsejable contar con un sistema de precualificación de proveedores para garantizar el cumplimiento de los mismos.

Es necesario realizar una precualificación de los proveedores y después realizar la selección. Es necesario gestionarlos, aunque es una tarea que requiere de toda su atención.

Software ISO 9001

El Software ISOTools Excellence puede automatizar un Sistema de Gestión de la Calidad. Este software está especialmente diseñado para responder a los requisitos de ISO 9001. Actualmente da cumplimiento a ISO 9001 pero ya está preparado para recibir a ISO 9001 versión 2015 y hacer que los SGC implementados no pierdan eficacia ni eficiencia en su adaptación. Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso de esta herramienta.

La entrada ¿Cuáles son los consejos a seguir para realizar las auditorías de contratistas y proveedores? se publicó primero en ISOTools Perú.

SG-SST

Durante este artículo queremos dar respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

¿Qué significa el hecho de que la aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) sea un requisito legal para las organizaciones?

Esto supone que cuando se finalice el plazo de implantación, las organizaciones tienen que encontrarse capacitadas a la hora de evidenciar todos y cada uno de los componentes del sistema que se está aplicando. El ministerio de trabajo o cualquier otra oficina de trabajo puede exigir los soportes que prueben esa implantación, además de imponer sanciones en caso de que se encuentre un incumplimiento.

¿Las cooperativas y las organizaciones de servicios temporales también tienen que implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?

En este caso la respuesta es afirmativa. El Decreto aplica que todos las organizaciones del sector público o privado, independientemente de la concentración que tengan. Se incluyen todas las entidades de economía solidaria, sector cooperativo y empresas de servicios temporales.

Desde el punto de vista de cobertura de trabajadores, el decreto aplica a los trabajadores dependientes, contratistas, subcontratistas, trabajadores cooperados, independientes o empleados en misión.

¿Qué características deben tener los indicadores?

Los indicadores tienen que encontrase planteados en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Cada indicador tiene que contar con una ficha. La eficacia es la acción que se implementa para corregir fallos, un vacío o una inconsistencia. La eficiencia es que haga un uso razonable de recursos y efectividad siendo generalmente constituida por la acción provechosa para la organización, en términos de cumplimiento.

¿Cuáles deben ser los objetivos de la política interna en torno al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

La política de seguridad y salud en el trabajo, en el nuevo sistema de gestión, tiene que responder a tres grandes objetivos:

• Prevenir las lesiones
• Prevenir las enfermedades
• Proteger y promover la salud de la población trabajadora

Los #indicadores tienen que encontrase planteados en términos de eficiencia, eficacia y efectividad
Click To Tweet

¿Cuáles son las principales características de la política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

Es necesario que esté acorde con la naturaleza y los peligros de la empresa, es necesario plasmar un compromiso de mejora continua estableciendo compromisos para el cumplimiento de los requisitos legales, es necesario consagrar el compromiso con la asignación de los diferentes recursos tanto financieros como técnicos, y tiene que ser firmada por el representante legal de la empresa.

¿Qué implicaciones tiene la firma en la política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

Con este elemento, tanto el representante legal como la empresa misma adquieren compromisos legales y tiene que responder jurídicamente ante las autoridades competentes por los incumplimientos o las inconsistencias que puedan presentarse.

¿Qué es la evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

El decreto establecerá que todas las organizaciones son necesarias para desarrollar una evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SS). Es necesario que se establezca un diagnóstico general de entrada que sirve como base para determinar los objetivos, metas e indicadores del sistema de gestión.

¿Qué es y qué importancia tiene la gestión de cambio?

Desde ahora, por ley, antes de que la empresa introduzca algún cambio, tiene que identificar todos los peligros que va a traer de esta modificación. Y para cada uno de los peligros identificados, tomar las medidas de control necesarias. Así mismo, si una empresa hace un cambio sin tener en cuenta a los empleados, es necesario demandar por no haber cumplido de forma cabal el decreto supremo 005 2012 TR.

La gestión del cambio no tiene que ver solamente con infraestructura, además es necesario que se den cambios en los equipos, en una tecnología, en la estructura organizaciones, etc.

¿Qué características especiales tiene la auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

Lo más importantes es que la auditoría no la pueden llevar a cabo las mismas personas que tienen a cargo la implantación del sistema, sino alguien que sea ajeno a esta actividad. Esto implica que las organizaciones tienen que formar auditores internos o contratar auditoría externas para su sistema de gestión.

Software SG-SST

La mejor forma de controlar la prevención en una organización es mediante la optimización y automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001. Para ello existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que aportan grandes ventajas como la obtención de resultados excelentes, un aumento de la eficacia y efectividad o un ahorro de tiempo y costes.

La entrada ¿Cuáles son las preguntas frecuentes en cuanto al SG-SST? se publicó primero en ISOTools Perú.

Gestión del Rendimiento

La crisis económica ha provocado que las organizaciones luchen por ser cada día mucho más eficientes y productivas, con el fin de conseguir una gran ventaja frente a sus competidos. Es necesario conseguir ser mucho más productivos y rentables, además deben jugarse todas las cartas y sacar el máximo rendimiento a todos los recursos tecnológicos y las infraestructuras. Se explican 6 claves para conseguirlo. Si quieres saber cuáles son las dudas más frecuentes sobre la gestión del rendimiento puedes leer: ¿Cuáles son las dudas más frecuentes de la Gestión del Rendimiento?.

El mejor valor: los trabajadores

Las organizaciones tienen como objetivo sacar el máximo rendimiento en cuanto a los recursos tecnológicos y las infraestructuras. Para ello se debe gestionar de forma adecuada los procesos productivos, es necesario aplicar la mejora continua, modernizarse, innovar y generar valor añadido.

Todo lo que hemos expuesto anteriormente no es posible si la empresa no cuida, motiva y extrae lo mejor de su valor más preciado, sus empleados. La base de cualquier empresa, ya sea un pequeño negocio o una gran multinacional, son los trabajadores que la hacen posible, independientemente de la categoría que tenga cada uno, la función que les haya sido encomendada y la jerarquía que ocupen dentro de la organización. Todos son igualmente importantes ya que forman el engranaje que hace posible que la organización avance.

Las claves para una gestión óptima del rendimiento

Para conseguir el máximo rendimiento laboral de los trabajadores y conseguir que den lo mejor de sí en su puesto de trabajo ya que deben tener en cuenta las siguientes claves:

Comunicación estratégica

Es necesario contar con una buena comunicación, ya sea interna o externa, siendo un elemento indispensable para que la organización consiga unos óptimos estándares de calidad y sea mucho más productiva. La falta de transmisión de la información entre departamentos y empleados, puede ser un gran problema, además es posible que  estos se perpetúen y la resolución de los problemas no llegue nunca o se realice a destiempo.

Para conseguir una óptima comunicación es necesario definir una estrategia e implantar diferentes planes de actuación con acciones concretas encaminados a:

• Mejorar el clima laboral
• Coordinar de forma adecuada el trabajo interno de la organización. Ya que todos los trabajadores deben conocer a la perfección cuáles son sus funciones o tareas específicas y procedimientos a seguir.
• Definir y comunicar de forma clara los objetivos de la organización e involucrar a todos los empleados.
• Mejorar la imagen de la organización a nivel externo.
• Generar buena reputación mediante una excelente atención al cliente.

El desarrollo profesional constante de los empleados hará que se sientan mucho más motivados
Click To Tweet

Motivación

Es necesario que los empleados se encuentren satisfechos en su lugar de trabajo, es decir, que se sientan valorados y reconocidos, ya que es la mejor garantía para asegurar el óptimo funcionamiento de la organización y la consecución de los objetivos planteados. Algunos caminos para mejorar la satisfacción de los empleados son:

• Programas de conciliación entre la vida familiar y personal con jornadas intensivas, reducciones de jornadas o flexibilidad horaria.
• Organización de viajes, actividades de ocio y otros eventos corporativos para mejorar el clima laboral y favorecer los lazos de fidelización e identificación con la empresa.
• Facilitar la desconexión. Organizar unos horarios más racionales o cómodos y estipular un tiempo de descanso donde los empleados puedan esparcirse, conversar tranquilamente mientras se toman un refresco, un agua fresca o un café, son experiencias que ya han sido llevadas a cabo por algunas empresas con éxito.

Trabajo por objetivos

Es una buena técnica para motivar a los trabajadores, ya que su consecución hará que se sientan satisfechos. Es necesario que sea objetivos viables, medibles y que planteen un desafío. Cuanto mejor entiendan nuestros empleados que se espera de ellos, mejor realizarán sus labores. Aunque también es necesario que conozcan lo que pueden esperar a cambio de la empresa.

Formación

El desarrollo profesional constante de los empleados hará que se sientan mucho más motivados. Es necesario fomentar diferentes cursos de formación en la organización, o fuera de ella, es beneficioso tanto para el jefe como para el trabajador que:

• Se sentirá orgulloso de los logros conseguidos.
• Mejorará su autoestima.
• Aumentará su nivel de satisfacción laboral.
• Podrá incluso optar a una promoción.

Participación

Es necesario que el empleado participe durante la toma de decisiones, ya que conseguirá que éste haga suyo el producto final.

Reconocimiento

De todas las recomendaciones, la más importante es promover un buen desempeño laboral, siendo el reconocimiento del trabajo por parte de la persona que se encuentre al mando. Al reconocer que se está realizando un buen trabajo o mostrar satisfacción por lo conseguido, el empleado se siente valorado, útil y ve que su autoestima se encuentra reforzada.

Software de gestión del rendimiento

La Plataforma ISOTools ofrece soluciones destinadas a la Gestión del Rendimiento Corporativo, desde el nivel de la Planificación estratégica hasta las fases de monitorización y gestión de los indicadores, incluyendo la generación de informes y la definición del Cuadro de Mando Integral imprescindible para el adecuado control a tiempo real de su organización, ofreciendo múltiples ventajas y beneficios.

La entrada Las 6 claves para realizar la gestión del rendimiento se publicó primero en ISOTools Perú.

Seguridad y Salud en el Trabajo

Después de varios años de revisión, se prevé que la nueva ISO 45001 esté publicada a finales de año 2017 o a comienzos del 2018. En el momento de su publicación, empezará un periodo de transición para que las organizaciones que cuenten con el certificado OHSAS 18001 se adapten y cumplan con los requisitos establecidos por la ISO 45001. Por lo tanto, antes o después, ISO 45001 sustituirá a la vigente OHSAS 18001, normativa empleada a nivel internacional en los Sistemas de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para saber más sobre los cambios entre la OHSAS 18001 y la nueva ISO 45001, puede hacer clic aquí.

En esta nueva norma internacional para la seguridad y salud en el trabajo, como hemos podido ver en el último borrador publicado en abril de 2017, aparecen cambios importantes con respecto a la OHSAS 18001.

En este artículo vamos a centrarnos en las funciones y responsabilidades que se han definido por el momento en la nueva ISO 45001, que, por el momento, van a revolucionar el modo en el que las organizaciones se encargan de gestionar la seguridad y salud en el trabajo.

Roles y responsabilidades en los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según ISO 45001

Según el borrador de la ISO 45001, en el texto referente a las responsabilidades a la hora de administrar el SG-SST, queda muy claro que la alta dirección es la máxima responsable. De igual modo, encontramos una serie de requisitos concretos en cuanto al modo de asignar roles y responsabilidades dentro de dicho sistema.

A continuación vamos a ver, con mayor detalle, lo anteriormente mencionado:

• Queda a cargo de la alta dirección el deber de asegurarse de que, en todo momento, los responsables tienen la potestad requerida para desempeñar las funciones vinculadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Además, también es necesario que estas queden perfectamente asignadas y comunicadas a los diversos niveles de la organización, por lo que es necesario que se registre todo a través de información documentada. Esto genera varios elementos en el SG-SST, por lo que la información documentada será una prueba veraz de que las responsabilidades de cada trabajador está debidamente definida y comunicada.
• En todo momento, los empleados de la organización de los diferentes niveles de la organización, procederán a encargarse de los elementos del Sistema de Gestión de Seguridad u Salud Laboral sobre los que tienen responsabilidad. Por tanto, en la nueva ISO 45001, queda muy claro que las responsabilidades de tareas asignadas a los trabajadores, se convierte en un aspecto vital.

Los trabajadores, deben participar en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo #ISO45001
Click To Tweet

En la norma ISO 45001, vemos como la alta dirección es la que debe distribuir la responsabilidad y autoridad para:

• Lograr que el SG-SST esté totalmente ajustado a los requerimientos establecidos por dicha norma. Es la alta dirección la máxima responsable de la asignación de forma clara y transparente de las responsabilidades, apoyándose en la información documentada para que quede registro de ello.
• Comunicar el desarrollo que está teniendo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En esta comunicación, la alta dirección debe informar sobre el rendimiento del sistema para proceder a realizar, por parte del ente competente, el análisis, revisión y mejora de aquello que esté afectando al normal funcionamiento del sistema según la norma ISO 45001.

Esta nueva norma, que estará publicada próximamente, aporta una orientación concreta en lo referido a las funciones y  responsabilidades que hasta el momento están publicadas en la OHSAS 18001. La responsabilidad va a tener un papel fundamental dentro de los objetivos perseguidos con esta publicación. Además, se da mucha importancia al tema de que la comunicación sea eficaz y efectiva en todos los niveles de la organización y que, a su vez, quede bien registrada a través de la información documentada que se desee emplear.

Según el texto de la norma ISO 45001, que hasta el momento no es definitivo, hemos podido ver como el objetivo es lograr garantizar que la responsabilidad del sistema quede perfectamente definida. Dicha responsabilidad recaerá sobre la alta dirección, pero el resto de involucrados en la organización, también compartirán esta responsabilidad.

Para que todo marche según lo establecido, es importante que cada responsable conozca sin ninguna duda el deber que tienen, por lo que tienen que estar indiscutiblemente bien establecidas, registradas y comunicadas.

Las organizaciones no deben olvidarse de dar importancia a que en la organización debe existir un ambiente de responsabilidad en cada uno de los procesos vinculados a la seguridad y salud en el trabajo y en el trabajo específico de cada uno de los trabajadores.

Software para el Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el Trabajo

A la hora de poner en marcha un sistema de seguridad y salud ocupacional, las organizaciones pueden recurrir a soluciones tecnológicas como el Software ISOTools Excellence. Esta herramienta tecnológica permite dar cumplimiento a cada uno de los requisitos establecidos actualmente por la OHSAS 18001, que es la norma vigente para los sistemas de seguridad y salud, pero también estará adaptada a la nueva ISO 45001 cuando llegue el momento de su publicación.

La entrada ISO 45001: Roles y responsabilidades en el nuevo Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se publicó primero en ISOTools Perú.

Nueva ISO 45001

El borrador ISO DIS 2 45001 ha sido publicado recientemente y se encuentra en el proceso de traducción. La nueva ISO 45001 será la encargada de sustituir a la actual OHSAS 18001.

En el marco legal en el que nos movemos se recoge la necesidad que existe de que la organización implemente un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En este momento el estándar OHSAS 18001 es la que nos facilita todos los requisitos para implantar dicho sistema de gestión, en un futuro será la norma ISO 45001 la que nos da las directrices para ello.

La OHSAS 18001 ha sido creada en Reino Unido en el año 1999, es una norma británica publicada por el BSI, con la que se trató de dar respuesta a todas las necesidades existentes gracias a un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En la actualidad la norma tiene una gran importancia a nivel mundial. Cuenta con más de 40 versiones que están repartidas por 127 países diferentes.

Cuando finalizamos el año 2013 la ISO (Organización Internacional de Normalización) decidió desarrollar la nueva ISO 45001 para gestionar de forma eficiente la seguridad y salud en el trabajo. Dicha norma reemplazará a la que existe hoy en día, OHSAS 18001. El proceso de creación de la norma ISO 45001 se está retrasando más de lo planificado.

Los motivos por lo que se decidió sustituir la norma OHSAS 18001 por la nueva ISO 45001 son, por una parte, por lo que se consideró necesario armonizarla. Por otra parte, también estuvo el éxito que ha conseguido la norma OHSAS 18001 durante su implantación en miles de empresas, por lo que se estimó oportuno ofrecerle un mayor reconocimiento internacional a la norma. Las diferentes partes interesadas pueden colaborar y dar su opinión.

La ISO creó el Comité Internacional ISO PC 283 para la #ISO45001
Click To Tweet

La nueva ISO 45001 persigue el mismo objetivo que la norma OHSAS 18001, es decir, previene los riesgos laborales y los que se encuentran asociados a la salud de la organización, se apuesta por la mejora continua.

La ISO (Organización Internacional de Normalización) dispuso al comité ISO PC 283 para que fuera el encargado de desarrollar la nueva ISO 45001. El proceso de elaboración de la norma es el siguiente:

• ISO CD1 e ISO CD2: son los primeros borradores que aparecen de la nueva ISO 45001
• ISO DIS: ha sido el último borrador que existía de la norma
• ISO DIS 2: es el borrador actual de la norma
• ISO FDIS: es el borrador final de la norma, se publica previamente a la publicación final de la norma

Cuando se publique la norma ISO 45001, no está previsto que elimine directamente a la norma OHSAS 18001, sino que habrá un proceso de transición para que las organizaciones se puedan adaptar a los nuevos requisitos que traerá la norma. El proceso todavía no se encuentra muy claro, pero se espera que el proceso de transición dure tres años al igual que ha pasado con el resto de normas que han sido revisadas. Tres años es un tiempo suficiente para que las empresas puedan realizar la transición.

La filosofía de la futura norma ISO 45001 es que se pueda implantar en todo tipo de empresas, independientemente al sector en el que se trabaje y de la legislación que tenga cada país.

Al igual que en el caso de la nueva ISO 14001 e ISO 9001, la futura ISO 45001 se guiará por la estructura de alto nivel (Anexo SL). Esto facilita la integración de los requisitos de esta norma con otras normas ISO, mantiene la misma estructura de los distintos apartados, vocabulario, definiciones normalizadas, etc.

La estructura que tendrá la nueva ISO 45001 será la siguiente:

• Objetivo y campo de aplicación
• Referencia normativa
• Términos y definiciones
• Contexto de la empresa
• Liderazgo
• Planificación
• Apoyo
• Operación
• Evaluación del desempeño
• Mejora continua

La nueva ISO 45001 seguirá el modelo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) en el ciclo de mejora continua.

No se prevé que existan muchas diferencias entre la norma OHSAS 18001 y la nueva ISO 45001. Además de lo que hemos visto sobre la estructura de alto nivel, se establecen los siguientes cambios:

• Estructura de alto nivel
• Se elimina el concepto de acción preventiva, ya que se establece que todo el sistema sea preventivo por sí mismo
• Se hace especial énfasis en la realización de un estudio sobre el contexto de la organización
• Es necesario reforzar el concepto de liderazgo
• Se debe mantener la información documentada
• Resulta necesario centrarse en los peligros, la nueva ISO 45001 estará centrada en los controles y los riesgos
• El enfoque basado en riesgo cobrará mucha importancia
• Se introducen nuevos conceptos como: lugar de trabajo, trabajador, contratistas, etc.

Software OHSAS 18001

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software está diseñado de tal forma que da respuesta a cada uno de los requisitos que contiene OHSAS 18001, logrando resultados excelentes.

La entrada ¿Qué camino está llevando la nueva ISO 45001? se publicó primero en ISOTools Perú.

Acciones correctivas

En primer lugar, entre los requisitos de la norma ISO 9001 2015 se encuentran las acciones correctivas. Son un elemento clave para implantar un buen Sistema de Gestión de Calidad. La versión anterior de la norma ISO 9001 incluía medidas correctivas como uno de los seis procedimientos documentados como obligatorios.

Se debe tener en cuenta la importancia de este proceso siendo un éxito de un buen Sistema de Gestión de Calidad. Muchas empresas se esfuerzan por hacer que las acciones correctivas trabajen finalmente por su beneficio.

Analizamos la causa raíz

Cómo ya se comentó en el artículo ¿Cómo realizar la evaluación del desempeño según la norma de calidad ISO 9001?, una acción correctiva se debe realizar para llevar a cabo una solución inmediata al problema más obvio. Se elimina la no conformidad y se establece el producto o servicio aceptable.

Debemos realizar una investigación para encontrar una solución rápida para el problema en una sola vez. Sin embargo, no se toman medidas para evitar que el problema se repita.

Se deberán identificar los problemas más graves. Es necesario realizar acciones correctivas y evitar que el problema llegue a suceder de nuevo. Además, se tendrá que llevar a cabo un proceso sistemático que garantice que no se pierde nada. Durante el proceso de acción correctiva es importante que no sólo intente corregir las causas fáciles. Es necesario profundizar en la causa del problema para encontrar la causa raíz de forma que se pueda corregir.

Cuando se encuentre y corrija la causa raíz de un problema, se garantizará que la no conformidad no vuelva a ocurrir.

Existen diferentes formas de investigar la causa de un problema. Éstos pueden ser complejos o simples. Los métodos más comunes que se utilizan de forma simple para que se entienda como funciona y pueda ayudar a asegurarse la identificación de un problema de forma que se puede arreglar, son:

• 5 por qué
• Espina de pescado

5 por qué

Con esta herramienta de análisis de causa raíz que comienza con identificar su problema y preguntarse “por qué”, es importante llegar hasta la última causa. Dicho proceso puede tardar más o menos. Son cinco preguntas que de forma común llegan a la raíz del problema. Un ejemplo puede ser que por error se utilizó una pieza que no encajaba en un ensamblaje:

• ¿Por qué no encaja en el perfil?
• ¿La pieza demasiado grande?
• ¿Por qué el dibujo era incorrecto?
• ¿El supervisor no se dio cuenta?
• La acción correctiva actualiza el proceso de diseño para incluir un paso específico, por lo que se llevará a cabo una comprobación de interferencia en el software de diseño antes de crear los dibujos para asegurarse que todas las piezas encajan.

Es necesario llevar a cabo #accionescorrectivas para evitar que el problema suceda de nuevo
Click To Tweet

Diagrama de espina de pescado

Se puede llamar “causa y efecto” o “diagramas de espina de pescado”. Por lo que, es una herramienta creada por Karou Ishikawa en 1968 y se utiliza como un método para organizar un equipo para una lluvia de ideas de las posibles causas de un problema. Se considera una de las siete herramientas básicas de calidad:

• Se enumeran seis ejes principales con las causas que pueden contribuir a un problema: métodos, mano de obra, equipo, materiales, medición y medio ambiente.
• Una vez que se enumeran las posibles causas, son revisados y eliminados uno por uno mediante la investigación o experimentación hasta que se encuentre la causa más posible.
• Las acciones correctivas permiten abordar la causa del problema que deben ser identificadas mediante un análisis.

Como ya se ha mencionado, a veces existen problemas muy complejos que requieren de métodos de análisis de la causa raíz.

Análisis de las causas

De forma especial cuando tenemos un problema sistemático que se mantiene de forma recurrente. Además, de manera especial cuando además nos cuesta el dinero. Los recursos y la satisfacción del cliente se tiene que asegurar de que no vuelva a pasar. Cuando esto sucede, se debe llevar a cabo un buen análisis de la causa raíz como parte del proceso de acción correctiva que ayuda a obtener un mayor beneficio para resolver el problema. Finalmente, después de realizar el esfuerzo de corregir el problema una vez, no es agradable tener que hacerlo otra vez.

Software ISO 9001

La mejor solución para conseguir un plan de calidad perfecto y a prueba de fallos es la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto es posible gracias a herramientas como el Software ISOTools Excellence que está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la nueva norma ISO 9001 2015 entre otras.

La entrada ¿Cómo analizar las acciones correctivas frente a las no conformidades? se publicó primero en ISOTools Perú.

 ISO 9001

Lo habitual es que las normas ISO se revisen de forma periódica, aunque no siempre es así, suele hacerse cada cinco años.

La norma ISO 9001 es la que más certificaciones tiene a nivel mundial y su nueva versión fue publicada en el año 2015, después de someterse a un periodo de revisión en el que las partes interesadas pudieron aportar comentarios.

Pero realmente, ¿en qué ha cambiado la norma? Os dejamos un enlace a un artículo en el que se habla sobre la diferencia entre un Sistema de Gestión de la Calidad implementado con ISO 9001 2008 e ISO 9001 2015. Haz clic aquí para leerlo

A lo largo de esta lectura vas a poder sacar conclusiones sobre qué hacer para lograr que la transición hacia la nueva ISO 9001:2015 tenga éxito.

Que exista una estructura común será muy beneficioso para aquellas organizaciones que tienen implementado más de un sistema de gestión basado en las normas ISO. La integración será más sencilla debido a los elementos y requisitos comunes existentes.A modo de resumen podemos destacar que la nueva versión presenta cambios en su estructura, ahora se rige por el Anexo SL, logrando una estructura de alto nivel, coincidente con el resto de normas y que además incluye términos y definiciones comunes.

En cuanto a los cambios específicos que solo se pueden ver en la norma ISO 9001 para los Sistemas de Gestión de Calidad, hay que destacar que aunque la norma cambia, la esencia de la versión 2008 sigue estando presente.

Periodo de transición ISO 9001 y vigencia de los certificados

Es oficial que el periodo de transición es de tres años desde que la norma ISO 9001 fue publicada, es decir, desde septiembre de 2015. No hay de qué preocuparse en cuanto a la vigencia del certificado ISO 9001:2008, ya que durante este tiempo seguirá siendo válido.

Cuando una organización decida certificar el Sistema de Gestión de la Calidad según la versión ISO 9001 2015, debe saber que como ocurría con anterioridad, la certificación solo podrá ser emitida por entidades certificadoras que se encuentran correctamente acreditadas para ello.

Los pasos a seguir para alcanzar la nueva certificación son los mismos, es necesario hacer una auditoría externa para que se garantice que el SGC cumple con los requisitos de la norma.

A continuación vamos a hablar sobre ciertos elementos que están relacionados con la transición hacia ISO 9001 2015:

• Para que la organización siga contando con un certificado de la norma ISO 9001, es necesario que haya realizado la transición a la versión de 2015 en los siguientes tres años desde la publicación.
• Esta transición se puede ejecutar cuando se lleve a cabo una auditoría externa dentro de estos tres años anteriormente mencionados. En muchos casos se suele producir durante la auditoría de recertificación, ya que supone una menor inversión de tiempos y costos.
• La validez de cualquier certificado emitido bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2008 será del tiempo correspondiente con el fin del periodo de transición que se ha establecido, finaliza en septiembre de 2018. Por lo tanto, después de esta fecha, ningún certificado de la ISO 9001 2008 será válido.

Recomendaciones para lograr con éxito la transición hacia ISO 9001 versión 2015

La recomendación y teniendo en cuenta los plazos de tiempo que hay definidos, es que el proceso de transición se haga lo antes posible.

El responsable de esta transición a la versión 9001 2015  y el resto de las personas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad deberán:

• Conocer los requisitos establecidos en la normativa e identificar aquellas brechas de la organización que debería afrontar para que estos requisitos se cumplan.
• Establecer y ejecutar un plan de implementación de los requisitos de la ISO 9001.
• Ofrecer capacitación a todo el personal que participa en el proceso y realizar acciones de sensibilización para que se involucren de manera proactiva.
• Proceder a la actualización del Sistema de Gestión de la Calidad para lograr el cumplimiento de los requisitos.

El tiempo se acaba, realiza la transición a #ISO9001 2015
Click To Tweet

La transición a la ISO 9001 involucra tanto a las organizaciones que desean obtener el certificado como a las entidades certificadoras que lo emiten.

Las organizaciones deberán dar comienzo a la certificación de la ISO 9001 2015 lo antes posible, así se evitará errores de última hora que causen la pérdida del certificado del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización.

En lo referido a las entidades certificadoras, entre las acciones a llevar a cabo deberán dar la capacitación adecuada a los auditores para que tengan todos los conocimientos oportunos a la hora de ejecutar auditorias de transición.

Es muy importante resaltar que la entidad certificadora no podrá emitir ningún certificado ISO 9001 2015 hasta que no esté acreditado para ello.

Cuando llegue septiembre de 2018, la ISO 9001 versión 2008 perderá su vigencia, por lo que cualquier organización que tenga un certificado emitido con esta norma lo perderá automáticamente y tendrá que empezar de nuevo si quiere lograr la certificación.

Software para ISO 9001

La transición a la norma ISO 9001 puede suponer quebraderos de cabeza que pueden solucionarse si se hace uso de herramientas que optimicen el proceso.

En el mercado está disponible el Software ISOTools para automatizar el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001.

Destacamos que desde la publicación de la norma en su versión 2015, ISOTools cuenta con una serie de aplicativos que dan cumplimiento a los nuevos requisitos, por lo que darles cumplimiento se convierte en una realidad.

La entrada Qué tener en cuenta para lograr la transición a la ISO 9001 2015 con éxito se publicó primero en ISOTools Perú.